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關(guān)于中鐵集裝箱公司檔案整理服務(wù)采購的通知

日期:2024年05月14日

來(lái)源:中鐵集裝箱

各檔案服務(wù)供應商:

中鐵集裝箱運輸有限責任公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)集裝箱公司為推進(jìn)公司檔案管理工作,組織開(kāi)展公司檔案整理服務(wù)采購。本著(zhù)公正、公平、公開(kāi)的原則,集裝箱公司擬對相關(guān)檔案服務(wù)公司進(jìn)行公開(kāi)邀請,誠邀各供應商參與競爭性談判。具體要求如下:

一、項目簡(jiǎn)介

集裝箱公司檔案整理服務(wù)采購。

本次采購檔案服務(wù)是指能夠有序開(kāi)展集裝箱公司紙質(zhì)檔案的整理和數字化工作,并部署檔案軟件管理系統,實(shí)現檔案電子化管理和利用。

二、供應商資質(zhì)及要求

1、供應商須是在中華人民共和國境內合法注冊的獨立中資企業(yè)及法人,營(yíng)業(yè)范圍應具備本項目服務(wù)能力。

2、供應商應具有檔案整理服務(wù)供應經(jīng)驗(提供不少于2其他單位簽訂的檔案服務(wù)合同)。

3、供應商應提供檔案整理服務(wù)方案,包括檔案整理及移庫、數字化服務(wù)、檔案軟件管理系統的搭建、檔案保密工作措施等所需服務(wù)內容。

三、檔案整理服務(wù)要求

1、項目建設要求

1檔案整理及移庫。目前集裝箱公司存文書(shū)檔案20萬(wàn)頁(yè),需要對文書(shū)檔案進(jìn)行規范化整理,把檔案轉移到符合存儲要求的保管庫房。

2)數字化服務(wù)。對檔案進(jìn)行電子化掃描、影像處理。

3)檔案軟件管理系統的搭建。實(shí)現檔案電子化管理和利用。

2、服務(wù)質(zhì)量要求

1檔案原件在掃描加工過(guò)程必須保證原件無(wú)破損、無(wú)遺失,裝訂還原準確率達到100%。

2紙質(zhì)檔案數字化的各個(gè)環(huán)節均應進(jìn)行詳細的登記,并及時(shí)整理、匯總,裝訂成冊,在數字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規范的記錄,并將電子文稿及紙質(zhì)文稿提交給集裝箱公司備案。

3配備具有多年實(shí)際檔案服務(wù)工作經(jīng)驗的實(shí)施團隊,提供檔案管理制度完善指導、后期人員培訓等專(zhuān)業(yè)服務(wù)。

4)提升不同部門(mén)各類(lèi)檔案科學(xué)化、規范化管理能力,最大限度的減少工作人員的勞動(dòng)強度,強化檔案管理水平和質(zhì)量。

5)在實(shí)現集裝箱公司不同門(mén)類(lèi)檔案資源管理的基礎上,擴大檔案跨部門(mén)的共享范圍和利用成效,為各級領(lǐng)導及管理人員提供決策支持與所需信息服務(wù)。

3、系統技術(shù)要求

1硬件要求:要求供應商提供數字化掃描加工過(guò)程中所需的如:高速滾筒掃描儀、平板掃描儀、服務(wù)器、臺式機、刻錄機、移動(dòng)硬盤(pán)等一切硬件設施設備。

2軟件要求:支持必要軟件核對功能以保證生產(chǎn)過(guò)程中所有錄入信息的正確無(wú)誤;能夠實(shí)現對電子圖片的質(zhì)量修改及加工(如糾偏,裁剪,除噪點(diǎn)等),并且能確保其排列順序與實(shí)體檔案的流水頁(yè)碼一一對應,同時(shí)對案卷的電子圖片進(jìn)行保存及備份,確保數據的安全性,完整性;實(shí)現OCR識別轉雙層PDF,可根據檔案資料的各項基本信息對已經(jīng)掃描完成但尚未著(zhù)錄的檔案資料進(jìn)行查詢(xún);根據錄入信息內容的需要進(jìn)行能夠自定義,以及對錄入信息可以進(jìn)行新增、修改和刪除操作。

3)系統要求:建立完善便捷的信息管理系統,降低存儲和管理成本;檔案的電子版本存入到大型關(guān)系型數據庫中,使用者可以通過(guò)數據庫技術(shù)進(jìn)行檢索和訪(fǎng)問(wèn),縮短檢索時(shí)間提高業(yè)務(wù)處理效率;文檔資料實(shí)時(shí)共享,促進(jìn)信息交流利用,有效增強檔案管理的運作效能,支持集裝箱公司的創(chuàng )新與發(fā)展。

4、保密安全要求

1鑒于檔案的保密特性,供應商與集裝箱公司及其工作人員均需簽訂保密協(xié)議,供應商對集裝箱公司的檔案整理和數字化加工過(guò)程中履行保密責任。

2)集裝箱公司任何檔案的信息只能通過(guò)集裝箱公司系統平臺進(jìn)行數據發(fā)送和接收,供應商必須作出書(shū)面承諾,不得向包括自身平臺在內的其他任何平臺傳輸數據。

3)建立安全高效的管理機制,對檔案的收集、管理、利用、數據傳輸、災難備份、用戶(hù)密碼安全、用戶(hù)身份驗證等檔案工作的各個(gè)環(huán)節進(jìn)行監控和管理,確保人員的操作可追溯、人員的密碼可隨時(shí)更改等,使保密檔案能長(cháng)久安全的有效管理。

四、實(shí)施方案及相關(guān)資料的提供

檔案服務(wù)公司應按照上述要求,提供實(shí)施方案及服務(wù)內容20頁(yè)),方案須包含以下十方面:公司簡(jiǎn)介、主營(yíng)業(yè)務(wù)介紹、項目概況、預計工期、進(jìn)度計劃、工序流程及控制措施、人員配置、保密及監控措施、耗材需求、項目報價(jià)。

同時(shí)須提供公司營(yíng)業(yè)執照復印件、法人授權委托書(shū)、法定代表人及被授權人身份證復印件等相關(guān)資料以備查。

五、實(shí)施方案談判和評審

各供應商需在2024524日前完成方案和相關(guān)資料準備工作,并聯(lián)系集裝箱公司綜合部(黨委辦公室)提出參加本次采購的明確意向。集裝箱公司將成立采購和談判評審小組,對供應商實(shí)施方案展開(kāi)集體評審,各供應商按通知的時(shí)間、地點(diǎn)派人按時(shí)參加,提交方案及所需資料并進(jìn)行現場(chǎng)推介。評審結果將在評審后現場(chǎng)統計告知。

六、相關(guān)聯(lián)系人和聯(lián)系方式

聯(lián)系人:綜合部(黨委辦公室)高婧

電話(huà):010-51892259

郵箱:gaojing0611@crimt.com.cn

地址:北京市西城區中鐵商務(wù)大廈614

 

中鐵集裝箱運輸有限責任公司

                                                                                              2024514


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